RACI-Diagramm im Projektmanagement: So steigern Sie mit dem Raci-Tool Produktivität
Das RACI-Diagramm ist etabliertes Projektmanagement-Instrument. Das auch als RACI-Matrix bekannte Tool wird zur Darstellung der Rollen und Zuständigkeiten der Mitarbeiter in einem Projekt verwendet, und zwar für jede Aufgabe, jeden Meilenstein und jede Entscheidung. In diesem Artikel stellen wir das beliebte Projekttool vor.
Das RACI-Diagramm bzw. -Matrix hat das Ziel, eine klare Kommunikation und reibungslose Arbeitsabläufe im ganzen Team gewährleisten. RACI-Diagramme können dazu beitragen, die Situation zu vermeiden, dass ein wichtiger Entscheidungsträger am Ende eines Projekts die Dinge durch viele Änderungen verkompliziert, nur weil er während des Projekts nicht konsultiert wurde.
Was ist ein RACI-Diagramm?
Ein RACI-Diagramm, auch RACI-Matrix genannt, ist eine Art Verantwortungszuweisungsmatrix im Projektmanagement. In der Praxis handelt es sich um eine einfache Tabelle, in der alle Projektbeteiligten und ihre Beteiligung an den einzelnen Aufgaben mit den Buchstaben R, A, C oder I aufgeführt werden. Sobald diese Rollen definiert sind, können die Aufgaben den Rollen zugeordnet werden und die Arbeit kann beginnen.
Dabei stehen die einzelnen Buchstaben R, A, C, I im Einzelnen für:
responsible (zuständig)
accountable (verantwortlich)
consulted (zu konsultieren)
informed (zu informieren)
Im Folgenden erklären wir, was sich genau hinter den Begriffen verbirgt.
RACI: Responsible
Zuständig bedeutet, dass die Aufgabe direkt dieser Person oder Gruppe von Personen zugewiesen ist. Die zuständige Person ist diejenige, die die Aufgabe erledigt oder das Ergebnis erstellt. Für jede Aufgabe sollte mindestens eine Person zuständig sein.
Die zuständigen Personen gehören in der Regel dem Projektteam an, z.B. Entwickler.
RACI: Accountable
Die verantwortliche Person in der RACI-Gleichung delegiert und überprüft die Arbeit in einem Projekt. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die zuständige Person oder das zuständige Team die Erwartungen an das Projekt kennt und die Arbeit pünktlich fertigstellt. Für jede Aufgabe sollte nur eine Person verantwortlich sein.
Verantwortliche sind in der Regel Mitglieder des Projektteams in einer Führungs- oder Managementfunktion.
RACI: Consulted
Zu konsultierende Personen liefern Input und Feedback zu den Arbeiten in einem Projekt. Sie haben ein Interesse an den Ergebnissen eines Projekts, weil es ihre aktuelle oder zukünftige Arbeit beeinflussen könnte.
Projektmanager und Projektteams sollten diese Stakeholder vor Beginn einer Aufgabe konsultieren. Außerdem sollten man solche Berater auch während der Umsetzung des Projektes und am Ende konsultieren und Feedback einholen.
Nicht für jede Aufgabe oder jeden Meilenstein muss eine Partei konsultiert werden, aber der Projektmanager sollte bei der Erstellung des RACI-Diagramms alle möglichen Stakeholder berücksichtigen und so viele zu konsultierende Parteien wie nötig einbeziehen. Dabei sollten allerdings nur die wesentlichen Beiträge der Berater berücksichtigt werden. So gilt beispielsweise eine zu konsultierende Partei pro Team als Best Practise, denn der Prozess wird auf diese Weise nicht mit zu vielen Beiträgen überfrachtet.
Als zu konsultierende Berater können sowohl Einzelpersonen als auch Projektteams agieren, die nicht an einer bestimmten Aufgabe arbeiten, deren Arbeit jedoch vom Ergebnis betroffen ist. Oft handelt es sich auch um Kollegen außerhalb des Projektteams oder aus anderen Abteilungen.
RACI: Informed
Zu informierende Mitarbeiter müssen in den Projektfortschritt eingebunden werden, dürfen aber nicht mit den Details jeder Aufgabe überfordert werden. Sie müssen wissen, was vor sich geht, weil sich das Projekt auf ihre Arbeit auswirken könnte, aber sie sind nicht die Entscheidungsträger im Prozess.
Zu informierende Parteien sind in der Regel nicht Teil des Projektteams, oft sogar in verschiedenen Abteilungen, z.B. Projekt- oder Teamleiter oder leitende Angestellte eines Unternehmens.
Für welche Projekte ist eine RACI-Matrix sinnvoll?
Der Rahmen eines RACI-Diagramms ist für fast jedes Projekt nützlich, auch wenn es für manche Teams nützlicher ist als für andere.
Zum Beispiel weiß ich bei der Erstellung dieses Artikels, dass ich die zuständige Partei bin, weil ich den Artikel schreibe. Mein Redakteur ist für die Zuweisung und Überprüfung der Arbeit verantwortlich. Und wahrscheinlich wurden auch andere Personen konsultiert und informiert, z.B. ein leitender Redakteur und ein SEO-Spezialist.
Aber dieses Projekt ist ziemlich einfach. Es umfasst nur wenige Schritte und nur eine Handvoll Beteiligter. Ein formelles RACI-Diagramm ist bei komplexen und langwierigen Projekten mit vielen Beteiligten, Aufgaben und Meilensteinen sehr nützlich, insbesondere wenn sich die Arbeiten überschneiden.
Die Neugestaltung der Website eines Unternehmens würde beispielsweise erfordern, dass Design-, Text- und Entwicklungsteams gleichzeitig an Aufgaben arbeiten. Jede Aufgabe würde sich auf die Arbeit in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Finanzen und Geschäftsentwicklung auswirken. Strukturelle Änderungen, Zeitpläne und größere Kosten müssten von der Geschäftsleitung eingebracht und genehmigt werden.
Bei derart komplexen Projekten werden die Zuständigkeiten und „Bedürfnisse“ der einzelnen Instanzen leicht übersehen oder Anforderungen fallengelassen.
Ein Projektmanager erstellt daher in der Regel ein RACI-Diagramm, um zu vermeiden, dass diese wichtigen Details übersehen werden und um eine klare Kommunikation während des gesamten Projekts zu gewährleisten.
RACI-Matrix mit anderen Projektmanagement-Methoden kombinieren
Eine RACI-Matrix kann man bspw. im agilen Projektmanagement anwenden, was, vor allem bei technischen Fachkräften sehr beliebt ist. Auch wenn RACI im agilen Projektmanagement anwendbar ist, gehen die Meinungen darüber auseinander, ob es im agilen Kontext notwendig ist.
Darüber hinaus sind die Projektmanagement-Methoden Scrum und Scrumban darauf ausgelegt, die Projektverantwortung (Rechenschaftspflicht) zu übernehmen und die regelmäßige Kommunikation zwischen Projektteams und externen Stakeholdern zu erleichtern. Das lässt ein RACI-Diagramm für diese Methode überflüssig erscheinen und stellt möglicherweise eine schlechte Verwendung der kostbaren Zeit eines Projektmanagers dar.
Zusätzliche Kommunikation und Klärung, auf systematische Art und Weise, sind jedoch eher ein Vorteil als ein Nachteil für jedes Projekt, sodass einige SCRUM-Projektmanager RACI für die Klärung von Rollen für einzelne Projekte oder ihren Gesamtprozess für nützlich halten.
RACI-Diagramm: ein Anwendungsbeispiel
Um ein RACI-Diagramm zu erstellen, listet man alle Aufgaben eines Projekts in der linken Spalte und die Stakeholder in der oberen Zeile auf. Für jede Aufgabe wird ein R, A, C oder I eingegeben, um den Grad der Beteiligung jedes Beteiligten an der jeweiligen Aufgabe zu bestimmen.
Zum Beispiel:
Der Senior Analyst ist für die Fertigstellung des ökonometrischen Modells zuständig (R).
Die CFO ist für diese Aufgabe verantwortlich, weist sie dem Senior Analysten zu und überprüft seine Arbeit (A).
Das Team konsultiert den SEO-Lead für Input vor der Umsetzung der Aufgabe und holt Feedback nach der Aufgabe ein (C).
Das Team informiert den Projektleiter, den Head of Design, den Vertriebsleiter und den CEO über den Projektfortschritt (I).
Die farbliche Kennzeichnung von Aufgaben kann nützlich sein, um auf einen Blick zu sehen, ob ein Teammitglied für zu viele Aufgaben innerhalb eines Projekts verantwortlich ist und um sicherzustellen, dass für jede Aufgabe mindestens ein Verantwortlicher und ein Zuständiger bestimmt wurde.
Wenn das Diagramm nach Projektphasen aufgeschlüsselt ist, lässt sich auch erkennen, für wie viele Aufgaben jeder innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zuständig ist, was dazu beitragen kann, die Arbeit gleichmäßig zu verteilen und Überlastung zu vermeiden.
Welche Vor- und Nachteile hat die RACI-Matrix?
Aus Sicht des Projektmanagements sind Dinge wie eine bessere Organisation und eine klarere Kommunikation im Allgemeinen wichtig, sodass die Vorteile bei der Verwendung eines RACI-Diagramms in einem Projekt in den meisten Fällen gegenüber den Nachteilen bei weitem überwiegen. Deshalb sollten sich die Teams über den anfänglichen Zeitaufwand bei der Erstellung eines RACI-Diagramms im Klaren sein.
Vorteile
Pflege einer klaren und offenen Kommunikation mit allen Beteiligten.
Vermeidung der Überlastung der Teammitglieder mit Aufgaben oder unnötigen Informationen.
Vermeidung von „zu vielen Köchen“, die Beiträge zu einer Aufgabe leisten.
Hilft den Beteiligten, sich auf ihre künftigen Aufgaben im Projekt vorzubereiten.
Nachteile
Bei einfachen Projekten kann die Erstellung des Diagramms unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen.
Die Rollen sind starr und veranschaulichen möglicherweise nicht vollständig den Beitrag eines Teammitglieds zu einem Projekt.
Die Verwendung eines RACI-Diagramms in einem Projekt kann weitere Nachteile mit sich bringen, wenn das Team einigen häufigen Fallstricken erliegt, z. B:
Die Stakeholder können verwirrt sein, wenn sie den Unterschied zwischen den Begriffen nicht kennen, insbesondere zwischen „zuständig“ und „verantwortlich“ sowie zwischen „zu konsultieren“ und „zu informieren“.
Die Matrix bleibt reine Formsache, wenn man sich nach ihrer Genehmigung nicht mehr auf sie bezieht.
RACI-Matrix ja oder nein?
Projekte können komplex, verwirrend und chaotisch sein. Deshalb sind wir auf Teammitglieder angewiesen, die über die notwendigen Projektmanagement-Skills verfügen, damit die einzelnen Projektphasen sinnvoll organisiert werden und die Mitarbeiter zielführend arbeiten können.
Ein RACI-Diagramm ist ein Instrument, das Projektmanagern hilft, ein Projekt auf Kurs zu halten.
Durch die Auflistung aller Stakeholder und die Zuweisung eines Beteiligungsgrads für jede Aufgabe hilft das Diagramm den Teams, klar zu kommunizieren und die richtigen Personen auf dem Laufenden zu halten. Aus unserer Sicht ein klares ja für RACI, um bei komplexen Projekten den Überblick zu behalten.