5 Wege, wie Künstliche Intelligenz das Projektmanagement unterstützt

In den letzten Jahren ist eine neue Ära der Innovation angebrochen. Faktoren wie Big Data, Blockchain-Technologie, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) haben einen zunehmenden Einfluss auf unser tägliches Leben und unsere Aktivitäten. Dieser rasante Wandel führt zu einer Revolution neuer KI-gestützter Entscheidungsfindungs- und Unterstützungssysteme. Alltägliche Aktivitäten sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich werden langsam durch die Einführung von KI-basierten Tools und Dienstleistungen beeinflusst.

KI - der Spielveränderer

Die Spielregeln ändern sich ständig, und Unternehmen müssen sich an diese sich schnell verändernde Welt anpassen, um im Wettbewerb ganz vorne mit dabei zu sein. Für Unternehmen, die regelmäßig an Projekten arbeiten, können KI-basierte Lösungen die Produktivität steigern und Fehler drastisch reduzieren. Projektmanagement und -durchführung erfordern Kenntnisse und Fähigkeiten zur Durchführung von Aktivitäten, um festgelegte Unternehmensziele zu erreichen, unabhängig davon, ob es sich um den Gewinn des Unternehmens oder um die Richtlinien handelt, die die tägliche Routine des Unternehmens bestimmen.
Mit dem Aufkommen der Künstlichen Intelligenz (KI) sind Unternehmen nun in der Lage, nicht nur die Effizienz ihrer alltäglichen Aktivitäten zu verbessern, sondern auch besser für die nahe Zukunft zu planen. Die Fortschritte im Bereich der KI haben auch dazu geführt, dass Menschen nicht mehr mit überflüssigen Aufgaben beschäftigt werden müssen, so dass sich die Mitarbeiter mit besseren und lohnenderen Aufgaben befassen können.

Wie unterstützen KI-basierte Lösungen Unternehmen bei der Projektverwaltung?

Wir geben einige Beispiele, wie KI Unternehmen unterstützen kann:

1. KI-Chatbot-Assistenten

Heutzutage ist es gängige Praxis, KI-Chatbot-Assistenten in Softwareanwendungen einzubinden, und dieser Trend wird sich in Zukunft noch verstärken. Laut Gartner werden bis 2022 über 50 % der mittleren und großen Unternehmen Produkt-Chatbots einsetzen. Dank ihrer Fähigkeit, natürliche Sprachverarbeitung zu nutzen, um eine gesprochene oder geschriebene Eingabe einer Absicht zuzuordnen, halten Chatbots schnell Einzug in die Arbeitswelt. Das ist eine gute Nachricht für Unternehmen mit einem hohen Anteil an Millennials. Chatbots können im Bereich des Projektmanagements eine wichtige Rolle spielen. Dank der NLP-Technologie (Natural Language Processing) können Chatbots Konzepte, Entitäten, Ideen, Wissen und Know-how miteinander verknüpfen, um auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.
Eine der umfassendsten Aufgaben des Projektmanagements ist das Aufgabenmanagement. Der Projektleiter muss die Ausführung von Tätigkeiten delegieren und überwachen, sie nach Zeitplänen organisieren und sicherstellen, dass kein Hindernis die Erledigung der Aufgaben behindert.
Diese Art von Arbeit kann mit einem Chatbot automatisiert werden, der speziell dafür entwickelt wurde, Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, Statusaktualisierungen, Warnsignale für mögliche Hindernisse usw. zu erfüllen. Mehrere Unternehmen verfügen bereits über diese Art von Lösung, sowohl mit dem Ziel, ein tadelloses Projektmanagement zu ermöglichen als auch die Arbeit der einzelnen Teams besser zu organisieren.
Teams, die agile Methoden anwenden, können die Vorteile eines Chatbots nutzen, der bei der Aufgabenauswahl hilft, die Teammitglieder täglich nach ihren aktuellen Aufgaben fragt und welche Aufgaben abgeschlossen sind usw. Am Ende eines Sprints können Bots Berichte erstellen, die an alle am Projekt beteiligten Akteure verteilt werden können.
Darüber hinaus können Chatbots auch Besprechungen zwischen den Teams erleichtern und jedes Team über die Verfügbarkeit von Zeitplänen informieren. Diejenigen, die traditionelle Projektmanagementtechniken verwenden, können auch einen Chatbot einrichten, der automatisch die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit misst und auf der Grundlage der noch zu erledigenden Aufgaben eine realistische Frist für den Projektabschluss schätzt.

2. Verringerung von Fehlern

Die Vorhersage von Fehlern und deren konsequente Reduzierung ist ein wichtiger Aspekt aller Projekte, insbesondere von Software- und IT-Projekten, bei denen die Softwarequalität und die Anzahl der in jeder Phase entdeckten Fehler ein wichtiger Maßstab für die Projektqualität ist.
Die Möglichkeit, die Anzahl der Fehler oder die Qualität im Allgemeinen genau vorherzusagen, ist ein entscheidender Vorteil des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz beim Projektmanagement. Der Einsatz von KI-Modellen auf der Grundlage früherer Projektqualitätsdaten in verschiedenen Projektphasen kann dazu beitragen, Projektteams zu erkennen und zu warnen, wenn der eingeschlagene Weg das Projekt gefährdet. So kann KI beispielsweise den Fortschritt der tatsächlichen projektbezogenen Arbeitselemente beobachten und mit dem geplanten Zeitplan des Projekts vergleichen, um auf potenzielle Verzögerungen und unzureichende Leistungen bei wichtigen Kennzahlen hinzuweisen und sogar Empfehlungen auszusprechen, wie das Projekt wieder auf Kurs gebracht werden kann.
KI kann Fehler/Risiken abbilden und identifizieren, bevor sie auftreten, und aufzeigen, wie sie überwunden werden können, um die Qualität des Endprodukts zu erhöhen und die Abweichungen bei Kosten und Zeitplan zu minimieren.

3. Projektmanagement-KI kann die Datenherausforderung bewältigen durch:

• Auffüllen der Lücken – KI kann hinreichend gute Annahmen über die fehlenden Daten machen und diese Daten eingeben.
  Ermutigung zu besseren Praktiken – Jetzt, wo sich Chat Bots immer weiter verbreiten, kann KI die Teams sanft dazu ermutigen, die Qualität der eingegebenen Daten zu verbessern.

• Schaffung neuer Metadatenebenen – Um den Zustand von Projekten und die Leistung von Teams wirklich zu verstehen, muss KI Metadatenschaffen, um zusätzliche Konzepte zu repräsentieren, die derzeit nicht dargestellt werden. Diese Metadaten können dann in Algorithmen für maschinelles Lernen als Merkmale einfließen, die die Fähigkeit der KI verbessern, sinnvolle Ratschläge zu geben.

• Vorausschauende Analytik-Lösungen
  

In einer kürzlich durchgeführten Studie wurde festgestellt, dass von den 1.800 untersuchten Softwareprojekten nur 30 % der Projekte pünktlich geliefert wurden. Darüber hinaus konnte 1 von 5 Projekten den Zeitplan einhalten, weil einige Funktionen aus dem Projektumfang herausgenommen wurden. Und wir alle wissen, was eine Projektverzögerung bedeutet: mehr Entwicklungskosten und einen erheblichen Anstieg der indirekten Kosten.
In diesem Zusammenhang haben KI-basierte prädiktive Analysetools auf dem Markt enorm an Dynamik gewonnen. Mit dieser Technologie können Unternehmen den Aufwand und die Ressourcen, die für den Abschluss eines Projekts benötigt werden, immer genauer abschätzen. Dies ist möglich, weil jedes Projekt zwar einzigartig ist, die Ressourcen, die den Fortschritt und die Arbeit eines Softwareentwicklungsprojekts beeinflussen, jedoch meist ähnlich sind. Mit Hilfe der prädiktiven Analytik lassen sich diese Muster aufdecken und die Arbeit der genauen Planung erleichtern.
Laut der Studie liefert die Planung mit Predictive Analytics großartige Ergebnisse. Die Schwankungen bei den Terminen sinken durch den Einsatz eines Vorhersagemodells drastisch. Und das wirkt sich nicht nur auf die Zeit, sondern auch auf die Qualität der Entwicklung aus. Die Fehler pro Codezeile gehen um 30 bis 40 % zurück.
Neben der Bereitstellung von Erkenntnissen für die Softwareentwicklung kann ein Prognosemodell auf verschiedene Weise helfen, z. B. beim Zeitmanagement des Teams, bei der Koordinierung von Talenten und bei der Kontrolle der Prioritäten der Aufgaben, aus denen das Projekt besteht.

4. Produktivitäts- und Effizienzverbesserung

Eine direkte Folge der Vorhersage und der Verringerung von Fehlern durch KI ist die Steigerung der Effizienz. KI kann einige einfache Aufgaben automatisieren, z. B. das Versenden von E-Mails, Benachrichtigungen über Projektverzögerungen, Kosten und vieles mehr. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben kann das Projektteam Zeit einsparen, die es für alltägliche Aufgaben aufwenden müsste, so dass es mehr Zeit hat, über Innovationen und Verbesserungen des Projekts nachzudenken. KI-basierte Lösungen sind in der Lage, die von den Teams generierten Daten zu lesen und zu analysieren und Ereignisse, die den Arbeitsablauf behindern könnten, zu erkennen und anzuzeigen.
Gartner prognostiziert, dass bis Ende 2021 rund 70 Prozent der Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter durch die Integration von KI am Arbeitsplatz steigern werden.

3. Hilfe bei der Entscheidungsfindung

Künstliche Intelligenz ist in der Lage, große Datenmengen zu sichten und bei der Entscheidungsfindung zu helfen, um dem Projektmanager zu verdeutlichen, welcher Weg der beste für die effiziente Durchführung des Projekts ist. In diesem Sinne kann die künstliche Intelligenz nicht nur einfache Aufgaben automatisieren, sondern auch ein Verständnis für die wichtigsten Leistungsindizes der Projekte entwickeln. Dies kann dann die Entwicklung neuer Ideen ermöglichen und dabei helfen, größere Aufgaben zu bewältigen und Empfehlungen für komplexe Entscheidungsfindungen zu geben.
Experten schätzen, dass die datengestützte Entscheidungsfindung bis 2025 einen Markt von 2 Billionen Dollar darstellen wird.

Quo vadis, KI?

Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Organisationen arbeiten, und das Projektmanagement ist ein wichtiger Bereich, der von diesen Veränderungen positiv betroffen ist. Die Vorteile von Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement sind sehr breit gefächert und beziehen sich auf die gesamte geschäftliche Produktionskette, die sich an festgelegten Richtlinien und Zielen orientiert und zur Verbesserung der Leistung der Projekte beiträgt. Es empfiehlt sich daher, in einem Unternehmen so früh wie möglich nach KI-basierten Lösungen für das Arbeitsmanagement zu suchen. Welche Lösungen in Frage kommen, hängt von der Art der Daten ab, die bereits erfasst werden, vom Arbeitsstil und der Kultur des Teams sowie von den spezifischen Herausforderungen, die derzeit bewältigt werden müssen.